La matrice d’Eisenhower pour gagner du temps

Dans les méthodes que j’utilise quotidiennement dans mon poste de cadre en entreprise, il y a la matrice d’Eisenhower. C’est un outil qui me permet de trier mes tâches à faire et de planifier efficacement ma semaine de travail. Cela peut tout à fait être adaptée à la vie de tous les jours afin de s’organiser, de diminuer son stress et surtout, de trouver le temps de faire du sport.

Qu’est-ce que c’est ?

La matrice porte le nom de son créateur, Dwight David Eisenhower surnommé Ike. C’était le commandant en chef des armées qui a planifié le débarquement en Normandie pendant la seconde guerre mondiale. Il est ensuite devenu président des Etats-Unis d’Amérique.

Eisenhower a développé un outil simple et efficace pour hiérarchiser les tâches à effectuer et ainsi optimiser sa gestion du temps.

Il suffit de créer 2 axes qui se croisent, qui représentent respectivement les aspects importance et urgence des tâches à effectuer. Ces 2 axes séparent l’espace en 4 quadrants.

Comment fonctionne la matrice d’Eiseinhower ?

La première des choses à faire est d’établir la liste des tâches à effectuer. Personnellement, je m’organise par semaine en commençant le Lundi. Cela me permet de planifier ce que j’ai à faire dans la semaine.

Ensuite, on va classer ses tâches à faire en fonction des 4 quadrants :

• Important et urgent : Il s’agit de la catégorie qui regroupe tous les problèmes à traiter rapidement et qui auront des conséquences si on ne les réalises pas. Mais honnêtement, il n’y a pas forcement besoin d’utiliser cet outil pour savoir que c’est urgent et important. Ex : Réparer une fuite, terminer un dossier à rendre pour demain, …

• Important et non urgent : C’est là que la matrice commence à se montrer intéressante, il s’agit des tâches à planifier et à faire. De manière générale, lorsqu’on ne planifie pas, on repousse sans cesse jusqu’à ce que ça devienne urgent et important. Ex : Prévoir ses séances de sport pour la semaine, préparer une réunion pour la semaine prochaine, …

• Important mais pas urgent : Cette catégorie ressemble beaucoup à la précédente. On se demande alors comment les différencier. En général, il s’agit des tâches à réaliser mais qu’on peut facilement déléguer. Ex : Déposer un dossier, faire les courses, …

• Pas important, ni urgent : Il s’agit des tâches qui parasitent votre organisation et qui vont vous faire procrastiner les tâches importantes. Ex : lire ses notifications, …

Comment bien utiliser la matrice d’Eisenhower pour gagner du temps ?

Il est important de lister les tâches en amont pour ne pas remplir inutilement la matrice. C’est un outil dont je me sers au quotidien dans le milieu industriel qui est très facilement transférable à l’organisation de la vie privée. De plus, c’est une méthode qui ne nécessite pas de matériel, ni d’application particulière. Vous pouvez, à la limite utiliser une application de note pour avoir la matrice à portée de main ou tout simplement utiliser une feuille et un stylo.

Bien sûr, tenez vos engagements au maximum. Si vous avez planifié une tâche, faites la. Sinon, elle passera dans la catégorie urgente et importante. Personnellement, je prends cela comme un jeu dont le but serait d’avoir le moins de tâches possibles dans la catégorie « à faire ». Comment je fais ? Je planifie au maximum mes tâches à l’avance. Par contre, ce n’est pas une science exacte et il y a parfois des imprévus à gérer. Mais plus j’arrive à éliminer de tâches qui ne me font pas avancer, plus j’arrive à planifier et moins j’ai d’urgences à gérer.

Ce n’est pas un outil miracle qui vous donnera une réponse claire et précise mais cela vous aidera clairement à vous organiser en prenant du recul.

Ainsi, vous pourrez plus facilement insérer vos entraînements dans votre quotidien et diminuer votre stress en évitant de courir partout pour tout faire à la dernière minute.

Si cela vous intéresse d’optimiser votre temps, vous pouvez aussi lire l’article sur la règle des 5 min qui est extrêmement efficace.

Dites moi en commentaires quelles méthodes vous utilisez pour vous organiser au quotidien.